Đôi lúc, bạn muốn bảo mật một vài tài liệu quan trọng để chỉ bạn hoặc ai đó đọc và chỉnh sửa chúng. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu xem cách để giới hạn chỉnh sửa và mã hóa tài liệu trong Office 2010.
Với khả năng những tài liệu MS Office có thể chia sẻ trực tuyến qua Web Apps, bạn có thể muốn đảm bảo và thêm bảo mật cho chúng. Ngay cả khi bạn chia sẻ những tài liệu này thông qua mạng nội bộ của công ty, bạn cũng có thể thận trọng mã hóa để chỉ những người mà bạn muốn chia sẻ có thể truy cập chúng.
Trong những ví dụ sau, chúng tôi sẽ dùng Word, nhưng quá trình mã hóa là tương tự trên Excel và PowerPoint. Và tính năng "Restricted Editing" chỉ có trên Word và Excel.
Giới hạn sự chỉnh sửa tài liệu
Nếu tài liệu của bạn cần là một định dạng nhất định và bạn không muốn người khác chỉnh sửa, bạn có thể kiểm soát những loại chỉnh sửa mà người ta có thể thực hiện. Mở tài liệu của bạn, click vào thẻ "File", tiếp tục click vào "Info", "Protect Document" và chọn "Restrict Editing".
Menu "Restrict Formatting and Editing" sẽ xuất hiện bên phải tài liệu và tại đây bạn có thể giới hạn sự định dạng và các loại định dạng.
Click vào đường dẫn "Settings..." để chọn những gì có thể và không thể chỉnh sửa trong tài liệu của bạn.
Và bạn có thể chọn những người nào có thể chỉnh sửa được tài liệu của bạn.
Sau khi hoàn tất, bạn nhấn vào nút "Yes, Start Enforcing Protection"
Sau đó bạn nhập một password tùy chọn để những giới hạn này có hiệu lực.
Ví dụ như chúng ta đặt giới hạn cho một tài liệu là "Read Only" mà người dùng muốn truy cập nó trực tuyến. Và khi người dùng muốn chỉnh sửa nó trên trình duyệt của họ...
Một thông điệp sẽ xuất hiện và thông báo với bạn là tài liệu này chỉ có thể được chỉnh sửa trên phần mềm Word.
Khi tài liệu này được mở bằng Word, chỉ những lựa chọn nào bạn cho phép mới hiện hữu trên thanh Ribbon... còn những lựa chọn khác sẽ tối xám lại trên thanh Ribbon.
Nếu người dùng muốn dừng quá trình bảo vệ chỉnh sửa tài liệu này, chương trình sẽ nhắc người dùng nhập password mà bạn đã tạo khi thiết lập bảo vệ tài liệu này.
Mã hóa tài liệu của bạn
Bây giờ chúng ta tìm hiểu cách mã hóa một tài liệu Word với một Password.Click vào thẻ "File", tiếp tục click vào "Info", "Protect Document" và chọn "Encrypt with Password".
Nhập một Password để mã hóa tài liệu
Xác nhận lại Password đã tạo và nhấn OK
Sau khi Password mã hóa được thiết lập, bạn sẽ thấy thông điệp "Permissions" thông báo rằng cần Password để mở tài liệu này.
Bây giờ, bạn hoặc ai đó mở tài liệu này, thì phải nhập Password đúng để truy cập nó.
Một tài liệu đã mã hóa cũng không thể mở trực tuyến trên Web Apps, nó phải được mở bằng chương trình Word và phải nhập Password đúng để mở.
Nếu bạn có một tài liệu quan trọng mà bạn không muốn bất kỳ ai chỉnh sửa hoặc truy cập, sự kết hợp cả hai Giới hạn chỉnh sửa và mã hóa là một công cụ tốt để bảo vệ nó.
Theo How - To Geek
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét